Телефонный этикет: когда уместно звонить или писать, а когда — отправить голосовое сообщение

Нормы общения по телефону за последнее десятилетие претерпели значительные изменения.

С развитием технологий изменяются и правила этикета. Нормы общения по телефону за последнее десятилетие претерпели существенные изменения, что иногда приводит к недоразумениям и растерянности.

Эксперты дали советы, которые помогут лучше ориентироваться в современных тенденциях и правильно вести деловые переговоры по телефону или видеосвязи. Почему следует предварительно написать сообщения перед звонком и какие есть нормы для видеозвонков, рассказало издание Washington Post.

Актуальна ли еще голосовая почта

Голосовая почта – это артефакт тех дней, которые предшествовали смс. Если у вас есть информация, которую нужно сообщить точно и своевременно, лучше оформить ее в письменной форме посредством текстового сообщения или электронной почты. Сейчас немногие пользуются голосовой почтой. Большинство телефонов транскрибируют голосовую почту, поэтому, скорее всего, люди даже не слушают, что вы сказали, а читают автоматически расшифрованную (возможно, неправильную) текстовую версию.

Текст перед звонком

Согласно правилам этикета, можно заранее отправить сообщение, чтобы спросить, может ли собеседник ответить на звонок. Можно также выбрать оптимальное время для общения, когда человек будет свободен. Звонок без предупреждения может быть для некоторых стрессом.

Формулировка и контекст являются ключевыми для этих текстов перед вызовом. Простое сообщение «позвоните мне» может показаться срочным и заставит подумать о возникшей чрезвычайной ситуации. Если речь идет о конкретной теме, упомяните в тексте, о чем вы хотели бы поговорить, чтобы собеседник мог подготовиться.

Правило ответа на звонок

Тот факт, что кто-то звонит вам внезапно, не значит, что вы должны поднять трубку. Если вы находитесь в ресторане, пользуетесь туалетом или сидите на встрече, выключите звук звонка и перезвоните в удобное время.

Лиззи Пост, эксперт по этикету и сопрезидент Emily Post Institute, советует настроить на смартфоне автоматический текстовый ответ, если вы не можете ответить на звонок.

Эмоции и факты

Выберите способ передачи информации, который будет оптимальным для конкретной ситуации. Споры, эмоциональные вопросы, уточнение нюансов лучше решать по телефону. Так вы услышите интонацию и сможете лучше понять собеседника. Согласовать какие-либо планы можно по смс.

Если кто-то не отвечает на звонок

Если кто-то не отвечает на звонок, не пытайтесь немедленно звонить еще раз. Немного подождите, человек увидит пропущенный и даст о себе знать. Если это экстренная ситуация, четко укажите это сразу в текстовом сообщении.

Правила видеозвонков

Видеозвонки в Google Meet, FaceTime, Zoom или Skype требуют концентрации. Поднесите телефон так, чтобы ваше лицо заполняло весь экран, а не только лоб и нос, и оставайтесь на месте, пока разговор не закончится. Когда люди, особенно дети, двигаются во время видеовызова, это может дезориентировать человека на другом конце.

Общественные места

Не пользуйтесь громкой связью в общественных местах – это моветон. Независимо от того, обычный это звонок, видеовызов или вызов через смарт-часы, используйте наушники или перенесите разговор на потом. Наушники решают только половину проблемы, поскольку люди все равно будут слышать ваши реплики. Если вы находитесь в людном месте, например в офисе или магазине, помните о личном пространстве других людей. Не повышайте голос, не кричите, не ведите себя слишком эмоционально.

Видеозвонки в публичных местах – также деликатная тема. Незнакомцы вокруг, возможно, не хотят попадать в камеру, но не имеют выбора.